Larmrutiner och säkerhet

Alarm procedures and safety – Malmö hyllie

For english, scroll down.

Nyckel

Du har fått en personlig passagetagg som fungerar som nyckel. Nyckeln medför ett ansvar. 

Det är viktigt att det inte rör sig obehöriga i Coworking space. Släpper du exempelvis in någon ansvarar du även för att denne lämnar lokalen. Släpp inte in någon du inte känner, hänvisa istället personen till receptionen.

Du som har kontorsrum kommer in i ditt rum genom att hålla din tagg mot kortsidan på den svarta läsaren på handtaget. När kontorsdörren är stängd låses dörren automatiskt. 

Förutom kontorsrum finns det även öppna arbetsplatser vid skrivbordsytan inne i Coworking space.

Det är viktigt att du håller reda på din tagg och inte överlåter den till någon annan. Alla som har en tagg ska finnas registrerade hos oss och ska personligen ha skrivit under en nyckelkvittens. Detta hjälper oss att hålla reda på de som har access till Coworking space. Kom ihåg att lämna din tagg när du flyttar ut, annars debiteras du 200 kr.

Entrédörren och garageporten
Dörren i huvudentrén är öppen under våra öppettider då receptionen är bemannad. Utöver dessa tider behöver du använda din tagg och kod för att komma in. Garageporten, som ligger på baksidan av huset, kräver alltid att du använder tagg och kod oavsett tid på dygnet. De allmänna ytorna inne i huset, som huvudentrén, hissområdet och garaget, är inte larmade vilket innebär att du endast behöver använda din tagg och kod för att komma in och röra dig i de områdena, du behöver inte larma av.

Larmrutiner i Coworking space
Under våra öppettider behöver du endast din tagg för att komma in i Coworking space. Kod behövs utöver dessa tider och på helger. Då kan du även behöva larma av och larma på.

På kvällar och helger
Utöver våra öppettider är det larmat och låst på Mindpark. Lokalen är larmad när den röda lampan på knappsatsen lyser. Gör följande för att larma av och öppna dörren:

  1. Tryck på knappen ”A” (“A” som i “ankomst” eller “av”)
  2. Håll din tagg mot knappsatsen
  3. Tryck din kod
  4. En grön lampa lyser och det är nu avlarmat 
  5. Öppna dörren genom att hålla din tagg mot knappsatsen och tryck din kod

På kvällar och helger larmas det automatiskt på med en timmes mellanrum. Det betyder att om du är här, så börjar varningssirener tjuta en gång i timmen för att varna att larmet kommer att slås på. Se nedan för hur du enkelt larmar av då. Viktigt att tänka på är att om du sitter i ett kontorsrum på kvällen eller helgen, håll dörren öppen och använd inte hörlurar, så att du hör när sirenerna ljuder.

Att larma av om sirenen börjar tjuta
Om en hög siren låter när du är i lokalen behöver du larma av. Från det att ljudet börjar att låta har du 2 minuter på dig att larma av. Gör följande för att larma av och öppna dörren:

  1. Gå till någon av våra entréer
  2. Tryck på knappen ”A” (“A” som i “ankomst” eller “av”)
  3. Håll din tagg mot knappsatsen
  4. Tryck din kod
  5. Grön lampa lyser och det är nu avlarmat
  6. Öppna dörren genom att hålla din tagg mot knappsatsen och tryck din kod

Att larma på
Är du sist i lokalen ska du alltid larma på. Larmning sker genom att du, efter att du lämnat lokalen, gör följande:

  1. Tryck på knappen ”B” på knappsatsen (“B” som i “borta”)
  2. Håll din tagg mot knappsatsen
  3. Tryck din kod
  4. Varningssirenen börjar att tjuta i 2 minuter – allt är i sin ordning
  5. Röd lampa lyser och det är nu larmat

Varningssirenen är till för att eventuella personer som är kvar i lokalen ska ha en chans att larma av innan larmet slås på. Siren tjuter i 2 minuter. När sirenen tystnar är det larmat. Larma hellre en gång för mycket än inte alls. 

Släck gärna lyset när du går!

Om du råkar utlösa larmet
Att ha nyckel till Mindpark och tillgång till Coworking space medför ett ansvar. Om du missar att larma av eller utlöser larmet av annan orsak kommer ert företag att bli debiterad 1500 kr + moms för utryckning av väktare.

Vårt larm är kopplat till Securitas och utryckning sker när larmet utlösts. I samband med att Securitas får information om att larmet har utlösts kontaktar de Mindpark Crew. Meddela, Emelie Andersson (0730-574497), om du har råkat utlösa larmet av misstag.

Området/yttre skalskydd
Det finns ett yttre skalskydd som fastighetsägaren, Castellum, ansvarar för. Entrédörren, andra in- och utgångar och garageporten tillhör det yttre skalskyddet.

Mindpark/Inre skalskydd
När Mindparks egen personal lämnar Mindpark kl. 16.30 på vardagar, görs en runda av våra ytor för att se att alla dörrar är ordentligt stängda och att allt ser ok ut. Om du ser några brister eller fel, meddela någon av Mindparks personal så fort som möjligt.

Sista person som lämnar Coworking space larmar på. Automatisk larmtillkoppling sker efter våra öppettider 1 gång/timme.

Ser du något misstänkt när Mindparks personal inte är på plats ring alltid polisen (112) i första hand, och i andra hand till Emelie Andersson (0730-574497).

Försäkring
Se över dina försäkringar för din arbetsplats. Tänk på att Mindpark inte försäkrar din egendom, utan alla sitter här på egna villkor.

Allmänna tips från polisen
Undvik att lämna kvar kritiska och värdefulla föremål på kvällar/helger i den mån det går.

Dra för gardiner eller ner rullgardiner för att minska insyn när du lämnar ditt kontor.

Stationära skärmar och datorer bör låsas fast i bord eller liknande med datorvajer.

Kom ihåg att stänga och låsa dörrarna ordentligt samt larma när du lämnar Coworking space.

Våra nödutgångar
Vi har tre nödutgångar på entréplan. Det är viktigt att aldrig öppna nödutgångarna förutom vid eventuell utrymning. Nödutgångarna är larmade dygnet runt och om du öppnar en nödutgång utlöses larmet. Om du drar i nödhandtaget kommer ert företag att bli debiterad 1500 kr + moms.

Vid brand
I Coworking space finns det en utrymningsplan och brandsläckare. Ta reda på var din närmsta utrymningsväg är samt vilka nödutgångar som finns i huset.

Vid brandlarm eller brandövning är Mindparks samlingsplats utanför huvudentré på Hyllie Boulevard. Mindparks personal är ansvariga för att alla lämnar lokalen och har i uppdrag att inte släppa in någon innan Räddningstjänsten ger sitt godkännande.

Key
You have received a key to our site. Having a key brings responsibility.

It’s very important that unauthorized people are not inside the Coworking space. If you let someone in, it’s also your responsibility that this person leaves again. Never open fore someone you don’t know – refer to the reception instead.

You enter your office by holding your key against the black part of the door handle. When the door closes, the door automatically locks from the outside.

Apart from offices we have an open desk area inside the Coworking space with flexible working solutions.

It’s importand that you keep track of your own key and that you don’t give it out to someone else. Everyone who has a key has to be registered at Mindpark and have signed a contract for the key. This helps us to track who has access to the Coworking space. Remember to return your key when you move out, or you will be charged 200 kr.

Entry doors and garage
The main entry door is open during Mindpark’s opening times. Before and after this time frame you need to use your key and code to enter. The garage entry is on the short side of the building (next to Skanska) and your key and code is always required to enter, no matter time of the day. The common areas in the building, such as the main entry, elevators and garage is never alarmed meaning that you never need to turn off an alarm here. You just need your key and code.

Alarm routines in the Coworking space
During our opening times you only need your key to enter the Coworking space. Your code is only required outside of this time frame and on weekends. Then you might need to turn on and off the alarm.

Evenings and weekends
Outside of our opening times it’s locked and the alarm is on at Mindpark. The Coworking space is alarmed when there is a red light on the keypad. Do following to turn the alarm off and open the door:

  1. Press the ”A” (“A” as in “arrival”)
  2. Hold your key against the keypad
  3. Press in your code
  4. There is now a green light showing – meaning the alarm is turned off
  5. Open the door by holding your key against the keypad and press in your code

On evenings and weekends the alarm is automatically turned on once every hour. This means that the siren will go off every hour to warn anyone who might be inside the Coworking space that the alarm will turn on soon. See below how you easily turn it off. Please be aware about the siren, especially if you are wearing headphones and might not hear it as well.

How to turn the alarm off if the siren goes off
If a loud siren is sounding while you are still inside the Coworking space, you will need to turn it off. From when the sounding starts you’ll have two minutes to turn it off. Do following to turn the alarm off and open the door:

  1. Go to any of our entries
  2. Press the ”A” (“A” as in “arrival”)
  3. Hold your key against the keypad
  4. Press in your code
  5. There is now a green light showing – meaning the alarm is turned off
  6. Open the door by holding your key against the keypad and press in your code

How to turn the alarm on
If you’re the last one left on the site, you should always turn the alarm on. When you have left the Coworking space do following:

  1. Press ”B” on the keypad (“B” as in “bye bye”)
  2. Hold your key against the keypad
  3. Press in your code
  4. The warning siren will sound for 2 minutes – everything is in order
  5. There is now a red light showing – meaning the alarm is turned on

The siren is sounding for two minutes so if anyone is still inside the Coworking space, they will have time to turn the alarm off. When the siren stops it means that the alarm is turned on. Rather turn on the alarm one time to many than not at all.

Please turn the lights off when you leave!

If the alarm accidentially goes off
Having access to the Coworking space and a key to Mindpark brings responsibility. If you miss turning the alarm off or if it goes off by any other reason you caused, your company will be charged 1500 kr +VAT for the call-out to Securitas.

Our alarm is connected to Securitas and the alarm being triggered will result in them doing a check-up , meaning that they will come here to go through the site. When Securitas gets the information they will contact the Mindpark Crew. If you accidentally turn the alarm on, call Emelie Andersson at 0730-574497.

Outer shell protection
There is an outer shell protection that the building (Castellum) are responsible for. The entry doors, other doors and the garage is protected by this system.

Mindpark/Inner shell protection
When Mindpark’s staff leaves at 5 pm on weekdays, they make a round to make sure doors are closed and all is in its place. If you see anything out of the ordinary, please let our staff know as soon as possible.

The last person to leave the Coworking space turns the alarm on. After opening times the alarm is turned on once every hour.

If you see anything suspicious or out of the ordinary when the Mindpark staff is not on the site, always call the police first (112) and then call Emelie Andersson at 0730-574497.

Insurances
Review your insurance policies for your workplace. Keep in mind that Mindpark does not insure your property; everyone sits here on their own terms.

General tips from the police
Avoid leaving critical and valuable items in the evenings/weekends as far as possible.

Roll down the curtains to reduce transparency when you leave your office.

Desktop monitors and computers should be secured to tables or similar.

Remember to close and lock the doors properly and turn on the alarm when you leave the Coworking space.

Emergency exits
We have three emergency exits on the ground floor. It is important to never open the emergency exits except in case of evacuation. The emergency exits are alarmed 24 hours a day and if you open an emergency exit, the alarm is triggered. If you pull the emergency handle, your company will be charged 1500 SEK + VAT.

In case of fire
The coworking space has an evacuation plan and fire extinguishers. Find out where your nearest escape route is and what emergency exits are in the building.

In case of a fire alarm or fire drill, Mindpark’s assembly point is outside the main entrance on Hyllie Boulevard. Mindpark staff are responsible for ensuring that everyone leaves the premises and are instructed not to let anyone in until the emergency services have given their approval.